Informativa sulla privacy di FatturaPronta

Ultimo aggiornamento: 15 novembre 2026.

FatturaPronta è un'app per negozi Shopify con cui il negozio raccoglie i dati per la fattura elettronica, compone fatture e note di credito in formato FatturaPA e le trasmette al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate tramite un intermediario accreditato.

1. Chi tratta i dati

• Il negozio (merchant) che installa l'app è titolare del trattamento dei dati dei suoi clienti: decide di emettere le fatture ed è il soggetto obbligato per legge.
• Viva Gioele, Contrada Mariglia, snc, 73049 Ruffano (LE), partita IVA 05333730751 ("noi") tratta i dati dei clienti del negozio come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo l'accordo sul trattamento dei dati, ed è titolare dei soli dati di contatto e di account del merchant.
• Contatto per la privacy: supporto@fatturapronta.app.

2. Quali dati trattiamo

Dei clienti del negozio:

• ordini pagati o spediti: ogni ordine pagato o spedito viene letto da Shopify (anche nome, email e indirizzi del cliente) per sapere se è stata chiesta la fattura; l'app conserva il riferimento dell'ordine (id e numero) e gli importi per il prospetto dei corrispettivi; se il cliente ha scritto il codice fiscale o la PEC nei campi del checkout di Shopify, l'app li legge e non li conserva, salvo che il negozio emetta la fattura con quei dati: segna l'ordine con un tag, così il negozio può scegliere di emettere la fattura;
• ordini con la fattura richiesta (dal cliente o dal negozio dall'admin): i dati fiscali inseriti dal cliente o dal negozio (codice fiscale, partita IVA, ragione sociale, codice destinatario SDI, PEC e, se li inserisce il negozio, nome, cognome e indirizzo del cliente), salvati anche come dati dell'app sull'ordine in Shopify; per le richieste dalla pagina dell'ordine anche l'email dichiarata e il numero di conferma dell'ordine (servono a verificare che chi chiede la fattura sia il cliente); i dati dell'ordine usati per la fattura (nome, indirizzo ed email di fatturazione, righe, importi, IVA, sconti, spedizione, metodo e data del pagamento, rimborsi); i documenti emessi: file XML FatturaPA, numero, data, importi, stato della consegna allo SDI;
• profilo del cliente: i dati fiscali che il cliente salva nel suo account vengono scritti come dati dell'app sul cliente in Shopify;
• notifiche di Shopify sugli ordini (pagamento, spedizione, rimborso, modifica, annullamento): l'app ne conserva solo identificativi e date, per 30 giorni.

Dei negozi: dominio del negozio, impostazioni fiscali dell'emittente (denominazione o, per una ditta individuale o un professionista, nome, cognome e codice fiscale del titolare; partita IVA, regime con la sua cronologia, dichiarazioni dei regimi particolari, sede, email e, se indicato, telefono), piano Shopify e piano dell'app, token di accesso e di rinnovo all'API di Shopify; per le sessioni dell'admin i dati che Shopify fornisce sull'utente collegato.

Non trattiamo dati di pagamento (numeri di carta) né categorie particolari di dati.

3. Perché

• comporre, per il negozio, fatture e note di credito e trasmetterle allo SDI (esecuzione del contratto con il merchant; per il merchant, adempimento di un obbligo di legge: art. 21 DPR 633/1972, dal 1/1/2027 art. 72 TU IVA, e normativa sulla fatturazione elettronica);
• produrre il prospetto mensile dei corrispettivi (da cui il negozio tiene il registro) e tenere le copie dei documenti per il negozio;
• sicurezza, prevenzione degli abusi (limiti di richieste per indirizzo IP e per sessione) e diagnosi dei problemi tecnici.

Non usiamo i dati per marketing, profilazione o addestramento di modelli, e non li vendiamo.

4. A chi li comunichiamo

• Agenzia delle Entrate – Sistema di Interscambio, destinatario per legge delle fatture elettroniche;
• Openapi S.p.A., intermediario accreditato che trasmette i documenti allo SDI e ne riceve gli esiti (sub-responsabile); per collegare il negozio allo SDI riceve anche la partita IVA, il nome e l'email dell'emittente indicati nelle impostazioni dell'app, che restano registrati presso Openapi anche dopo la disinstallazione: l'app non li cancella, e per chiederne la cancellazione il merchant ci scrive;
• Fly.io, Inc., che esegue l'app, e Neon (servizio di Databricks, Inc.), che ospita il database e i suoi backup, entrambi con i server a Francoforte, in Germania (sub-responsabili);
• Shopify, piattaforma da cui leggiamo gli ordini e su cui scriviamo i metafield dell'ordine e del cliente e i tag dell'ordine; dopo una richiesta di cancellazione del cliente cancelliamo i metafield fiscali che abbiamo scritto, salvo quelli delle fatture richieste non ancora pronte o emesse (anche di una fattura scartata che il negozio riemette con l'app), nei limiti indicati al paragrafo 6.

L'app gira su server a Francoforte (Germania) e il database, con i suoi backup, sta in data center a Francoforte. I fornitori di hosting e del database sono società statunitensi: quando un loro accesso ai dati avviene fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento si basa sul Data Privacy Framework UE-USA e sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea, previste nei loro accordi sul trattamento dei dati.

5. Per quanto tempo

• Mentre l'app è installata: fatture, note di credito, XML e prospetto dei corrispettivi restano disponibili al negozio, e così, senza un termine, i documenti pronti e le segnalazioni di "Da sistemare", con i dati del cliente salvati alla preparazione. La conservazione a norma per dieci anni resta un obbligo del negozio (l'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche); l'app permette di scaricare ogni mese l'archivio degli XML, come copia di lavoro.
• Payload dei webhook e registri tecnici dei job: 30 giorni (90 per i job falliti).
• Richieste di fattura, dai moduli del negozio o dalla correzione dei dati nell'app: 90 giorni dopo l'applicazione all'ordine (i dati restano nell'ordine in Shopify e nei documenti); quelle mai applicate 30 giorni dopo l'ultimo invio, salvo che l'app debba ancora applicarle (applicazione in coda o in corso, oppure non riuscita, finché ne resta il registro tecnico).
• Registri delle chiamate all'intermediario: quanto il documento a cui si riferiscono, finché l'app è installata (con la disinstallazione si cancellano con gli altri registri tecnici); quelli senza un documento (collegamento del negozio all'intermediario, notifiche non riconducibili a un documento) 90 giorni, tranne l'ultima risposta del collegamento, che serve a mostrarne lo stato.
• Richieste di accesso ai dati inoltrate da Shopify: i riferimenti al cliente e agli ordini restano 90 giorni.
• Restituzione: gli archivi mensili degli XML (con l'elenco e le impronte) e i CSV del prospetto e dei documenti si scaricano dall'app fino alla disinstallazione; prima di disinstallare il negozio invia i documenti pronti che devono partire e scarica archivi e CSV. Alla disinstallazione i documenti di produzione già numerati e non ancora trasmessi allo SDI vengono fermati (non quelli dell'ambiente di prova, che non hanno valore fiscale) e non risultano emessi: dopo una reinstallazione partono solo quando il negozio li invia. Li fermiamo quando Shopify ci conferma la disinstallazione; se la conferma tarda, fino ad allora non trasmettiamo nessun documento del negozio.
• Disinstallazione: 48 ore dopo, su richiesta di Shopify (shop/redact), cancelliamo impostazioni, richieste, documenti pronti, esiti, eventi e registri tecnici e, di fatture e note di credito, le copie dei dati del cliente e dell'ordine che teniamo fuori dall'XML (nome, codice fiscale e PEC degli elenchi, dati dell'ordine salvati alla preparazione, modello della copia di cortesia). Restano per altri 90 giorni, con il prospetto dei corrispettivi, di ogni documento: il numero, le date, gli importi, lo stato, il riferimento dell'ordine, il tipo di cliente (privato, azienda o ente), il codice destinatario, il motivo scritto dal negozio per un documento segnato come già emesso fuori dall'app, e il file XML, che contiene i dati del cliente previsti dalla fattura (nome o denominazione, codice fiscale o partita IVA, indirizzo ed eventuale PEC) e le righe dell'ordine, in modo che il negozio possa ancora ottenerne una copia (se reinstalla l'app entro questo termine ritrova gli XML, con questi dati, e il prospetto, non i nomi dei clienti negli elenchi né le copie di cortesia); poi cancelliamo anche questi. Restano il dominio del negozio, i contatori della numerazione, che impediscono di riusare un numero se il negozio reinstalla l'app nello stesso anno, e il registro delle richieste di Shopify sulla privacy e sulla disinstallazione (tipo, data e conteggi di ciò che è stato fatto, senza nomi né dati di contatto; i riferimenti al cliente e agli ordini di una richiesta di accesso si cancellano dopo i 90 giorni indicati sopra). Se, quando arriva la richiesta di Shopify, il negozio ci risulta ancora installato e Shopify non ci conferma lo stato dell'installazione, non cancelliamo nulla finché non lo conferma (cancellare i dati di un negozio che ha reinstallato l'app non si può annullare): riproviamo ogni ora e la cancellazione parte appena arriva la conferma.

6. Diritti dei clienti del negozio

I clienti esercitano i diritti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) presso il negozio, che è il titolare. Le richieste arrivano all'app tramite Shopify:

• accesso: il negozio scarica dalla pagina "Privacy" dell'app il file con i dati conservati per gli ordini richiesti (richieste di fattura, dati fiscali del profilo, dati fiscali che l'app ha salvato sugli ordini in Shopify, per gli ordini degli ultimi 60 giorni che l'app può leggere, documenti pronti con i dati del cliente, fatture e note di credito con l'XML e l'email usata) e lo consegna al cliente;
• cancellazione: cancelliamo le richieste di fattura (salvo quella ancora da applicare a un ordine, che serve all'emissione della fattura chiesta: la cancelliamo quando la sua applicazione si conclude; se l'applicazione non riesce la conserviamo come le altre richieste mai applicate, finché resta il registro tecnico dell'applicazione non riuscita (paragrafo 5)) e i dati tecnici del cliente; fatture e note di credito già emesse, documenti pronti, rimborsi in attesa e gli importi delle fatture richieste tornate in "Da sistemare" restano, perché la legge impone di emettere la fattura chiesta in tempo e di conservare i documenti (art. 22 c. 1 DPR 633/1972, dal 1/1/2027 art. 81 c. 1 TU IVA; Reg. UE 2016/679 art. 17 par. 3 lett. b): i pronti e quelle fatture partono con i dati del cliente salvati alla preparazione, senza l'email del cliente e gli attributi del carrello. In Shopify cancelliamo i metafield fiscali che abbiamo scritto sull'ordine e sul profilo del cliente, salvo quelli delle fatture richieste non ancora pronte o emesse (anche di una fattura scartata che il negozio riemette con l'app, non di una fattura scartata come fattura verso la pubblica amministrazione, che non si riemette con l'app), che cancelliamo quando la fattura è pronta, emessa o reinviata o quando il negozio la segna come già emessa fuori dall'app; Shopify permette all'app di modificare solo gli ordini creati negli ultimi 60 giorni, quindi sugli ordini più vecchi la cancellazione può non riuscire: se Shopify la rifiuta, la pagina "Privacy" dell'app la segna come eseguita in parte; se l'app non è installata li cancella Shopify, nei tempi che stabilisce; i tag e i metafield con il numero e lo stato della fattura, che non contengono dati del cliente, restano; l'ordine e i suoi attributi del carrello sono di Shopify e seguono la sua cancellazione.

Ogni interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Sicurezza

Connessioni cifrate (TLS); il segreto con cui l'app riconosce le notifiche dell'intermediario, uno per negozio, cifrato dall'app con AES-256-GCM; i token di accesso e di rinnovo a Shopify di ogni negozio, a scadenza, conservati nel database dell'app, non cifrati dall'app e protetti dalle misure dell'hosting e del database (il fornitore del database cifra i dati a riposo e accetta solo connessioni cifrate, con credenziali riservate all'app); accesso all'app solo dall'admin di Shopify con la sessione del negozio; registri tecnici senza token né segreti; backup del database con ripristino a un istante: il fornitore del database tiene lo stato dei giorni precedenti al più per 7 giorni, quindi un dato cancellato esce anche dai backup entro quel termine. Le chiavi e le credenziali dell'app stanno nel deposito cifrato dei segreti del fornitore di hosting, mai nel codice.

8. Modifiche

Pubblichiamo le modifiche su questa pagina, con la data dell'ultimo aggiornamento. Se cambiano i trattamenti o i fornitori, avvisiamo i merchant all'email indicata nelle impostazioni dell'app.